“私车公用”怎么处理更合适？

与员工签订租车协议

一、签订租车协议

• 在签订租车协议时，应明确注明租用员工车辆的必要性和车辆用途。这样做可以保留相关证据，证明未来发生的与车辆相关的费用是用于生产经营和与收入相关的用途。

• 签订协议的员工应该仅仅只是一部分员工，与所有员工签订协议可能会被视为一种员工福利的发放。

二、与员工签订租车协议的优势是什么？

• 作为费用税前扣除

  • 租赁费、租赁期间的加油费、过路费、停车费可以税前扣除。

  • 车辆保险费、维修费不能税前扣除，应由个人承担。

• 税前扣除凭证：租赁费的合法扣税凭证指的是个人去税务机关代开的发票，但如果每月租赁费小于500元，也可采用收款凭证，收款凭证应载明收款单位名称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等相关信息。

• 加油费、过路费可以抵扣进项税：加油费、过路费，取得合法凭据是可以抵扣进项税的。

• 个人取得了租赁收入，企业应该代扣代缴个人所得税，起征点为每月800元，适用税率20%。

三、与员工签订租车协议的劣势是什么？

• 公司需要与员工签订租赁协议，如果是房地产、建筑业大型公司，签订协议流程比较麻烦；

• 约定的租赁费超过500元的，个人需要去税务局代开发票，不易操作。超过800元的，需要扣缴个税。

私车公用的其他处理方式

一、随工资发放交通补贴（这是目前大型企业、国企最常采用的方式。）

• 优点：随工资定额发放，对企业、对员工都是最方便省事的。

• 缺点：交通补贴并入工资薪金计算个人所得税。

二、费用发票实报实销

• 优点：根据每月私车的实际花销报销，更贴近实际。

• 缺点：

  • 税前扣除：根据总局公告2015年第34号和国税函〔2009〕3号规定，企业报销个人的费用，属于福利费支出，在工资的14%限额内扣除。

  • 加油费、过路费不能抵扣进项税：加油费、过路费属于集体福利或者个人消费，进项税不允许抵扣。

  • 交通补贴并入工资薪金计算个人所得税。